SIT ASSIGNMENT

Kelas: SIT 47-A
no. daftar hadir: 18
lecturer: Surahyo, B.Eng, M.Eng.Sc

MODERNISASI ADMINISTRASI PERPAJAKAN:
Upaya Menyelaraskan Business Process, People dan IS
di Direktorat Jenderal Pajak

Pendahuluan

Ada beberapa faktor yang mendorong modernisasi dilingkungan DJP antara lain adanya komitmen pimpinan untuk melakukan perubahan, adanya dorongan perubahan dari internal DJP yang semakin kuat, adanya tekanan dari stakeholders, dan adanya persepsi publik yang masih negatif terhadap kinerja DJP. Oleh karena itu perlu adanya perubahan paradigma di DJP. Perubahan paradigma itu paling tidak meliputi client oriented, equal treatment, simplifikasi, kepastian hukum, efisiensi, IT/IS based, dan good governance.

Konsep dari modernisasi administrasi perpajakan DJP adalah adanya pelayanan prima dan pengawasan intensif dengan pelaksanaan prinsip-prinsip good governance. Adapun tujuan modernisasi yang ingin dicapai adalah tingkat kepatuhan pajak yang tinggi, tingkat kepercayaan terhadap administrasi perpajakan yang tinggi dan tingkat produktivitas pegawai pajak yang tinggi.

Kontinum modernisasi administrasi perpajakan adalah Organisasi, Business Process, Teknologi Komunikasi dan Informasi, Sarana dan Prasarana, dan Manajemen SDM:




Business Process Redesign

Perubahan konfigurasi struktur organisasi DJP yaitu dari struktur berdasarkan jenis pajak menjadi struktur berdasarkan fungsi menuntut perbaikan proses bisnis. Peleburan dilakukan terhadap tiga tipe kantor yaitu Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan (KARIKPA), Kantor Pelayanan Pajak (KPP), dan Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan (KP PBB) menjadi satu yaitu Kantor Pelayanan Pajak (KPP). Kemudian KPP diklasifikasikan menjadi tiga tipe yaitu Large Tax Office (LTO), Medium Tax Office (MTO) dan Small Tax Office (STO). Masing-masing tipe memiliki perbedaan ruang lingkup pelayanan. Problem yang terkait dengan BPR antara lain uraian jabatan, program kerja, dan sistem dan prosedur yang ada belum mencerminkan dinamika proses dan kebutuhan kerja DJP yang baru. Banyak modifikasi proses bisnis lama yang sudah berjalan maupun proses baru yang harus segera diadopsi pada platform organisasi DJP yang baru. Hal-hal yang dimodernisasi dalam proses bisnis DJP meliputi: automatic reporting, complaint center, simplifikasi formulir, risk based analysis, office automation, penyederhanaan SOP, Manajemen database yang handal, pengembangan model kepatuhan.

Fokus perhatian BPR meliputi:

• Proses identifikasi business process harus merangkum seluruh pekerjaan (fungsi-fungsi proses tidak ada yang hilang)
• Keterkaitan proses bisnis (work flow) dan pelaporan (information flow) antar unit horizontal dan vertikal dapat diketahui dan didefinisikan
• kebutuhan desain informasi untuk keperluan analisis dan pengambilan keputusan dapat diukur dan diidentifikasi
• kebutuhan SDM, IT/IS pada setiap unit dapat diprediksi
• perbaikan manajemen database
• proses bisnis yang perlu di-redesign dapat diidentifikasi

Bagan evolusi sistem administrasi perpajakan DJP:




Tabel identifikasi proses bisnis DJP:




People

Jumlah karyawan DJP mencapai 30.000 orang, dengan demografi yang sangat beragam. Program modernisasi selama ini lebih menitikberatkan pada aspek organisasi, sistem dan prosedur, dan IT/IS. Perubahan aspek people atau SDM pada sistem modern antara lain:

• Fit and proper test, untuk mengetahui attitude dengan penekanan pada kemampuan akademik dan ketahanan bekerja.
• Adanya remunerasi yang dikaitkan dengan capaian kinerja karyawan. Namun sebatas pada sitem grade.
• Pelaksanaan kode etik yang tegas dan konsisten.

Aspek manajemen SDM yang belum jelas meliputi: career path, reward and punishment, sistem mutasi dan promosi, pendidikan dan pelatihan. Secara umum masih mengacu pada sistem yang diterapkan pada unit pemerintah yang lain.

Bagan alur pengembangan SDM di DJP:



IT/IS: Implementasi, Problem dan Analisis

A. DJP IT Milestones

2002

• Pembangunan eMP3. Modul untuk pengawasan pembayaran pajak PPH, PPN, Pajak Lainnya (tidak termasuk PBB)
• Pembangunan Intranet DJP. Beberapa aplikasi dapat dibuka melalui Intranet DJP seperti matching data Pajak Masukan dan Pajak Keluaran, matching data PEB (Ekspor Barang) dari Ditjen Bea Cukai
• Pembangunan Data Center
• Pembangunan RLTO, LTO (large tax office) dengan SAPT
• Seluruh DJP terhubungkan dengan e-TR
  

2003

• Pembangunan e-Reg (e registrasi untuk NPWP)
• Pembangunan e-SPT (tax return dalam bentuk soft copy)
• Pembangunan e-Filling (penyampaian SPT melalui internet)
• Implementasi RLTO/LTO/eSPT/MP3 dan Portal Intranet
  

2004

• Pembangunan BCP (Business Continuity Process), SIDJP
• Pembangunan Server & Storage consolidation, DRC (disaster recovery center)
• Pembangunan integrated Database & IT infrastructure
• Mobile Access, e-Bank Data
• SAFE (Secure Architecture for Enterprise)

2005

• Pembangunan ODS (Operational Data Storage)
  
• Pembangunan Bisnis Inteligent
• Pembangunan sistem report, DSS, dan OLAP (On Line Application Process)
  
• Sentralisasi SIDJP
• Implementasi replikasi SIDJP
• Sipeta (Sistem Pelacak Data)
  

2006

• Pengembangan Retrieval Engine
• Implementasi Replikasi SIDJP ke-2
• Pengembangan eData
• Implementasi eSPN (MPN, Modul Penerimaan Negara yang terintegrasi dengan Ditjen Perbendaharaan dan lainnya), pengganti MP3
  
• Penggabungan Server Dit PBB dan Data Center DJP

2007

• Pembangunan DPC (Pusat Pengolahan Data dibeberapa lokasi di Indonesia, terutama pengolahan data SPT seluruh WP)
• Pengembangan Processing Engine
• Implementasi Replikasi SIDJP ke-3
• Pengembangan eRequest
• Pengembangan eTaxPayer Account
  

2008

• Modernisasi seluruh Indonesia
• Mobile Access
• Establishment:

1. Transparansi Data (one and the only one data)
2. Standardisasi Peleyanan Pekerjaan
3. Information Driven
   

2009

• Pencapaian Tax Coverage Ratio
  

Bagan DJP IT Milestone:



B. Implementasi IT/IS

Implementasi IT/IS di DJP dimulai tahun 1990-an yaitu penerapan NPCS, terbatas pada pengawasan pembayaran pajak.

Periode sebelum reorganisasi. Sebelum reorganisasi (belum ada penggabungan fungsi dan belum ada klasifikasi kantor menjadi tiga yaitu LTO, MTO, STO, dan STO pada kanwil khusus) masing-masing kantor memiliki sistem informasi sendiri dan kantor pusat DJP tidak mengintegrasikan sistem yang ada:

• KP PBB menerapkan Sistem Manajemen Informasi Objek Pajak (SISMIOP) sejak 1995. SISMIOP memuat info rinci subjek dan obyek PBB. Kemudian SISMIOP dikombinasikan dengan Sistem Informasi Geografis (SIG) menjadi smart map. Data dalam SISMIOP terpetakan oleh SIG.
  
• KARIKPA menerapkan SIMPP/Sistem Informasi Manajemen Pemeriksaan Pajak.
  
• KPP menerapkan Sistem Informasi Perpajakan (SIP) berbasis oracle untuk menggantikan NPCS. Sistem ini terus diperbaiki dan dikembangkan. Sampai saat ini, SIP masih diterapkan pada sebagian besar unit kerja DJP. Ada dua jenis SIP yaitu:

1. SIP tanpa modifikasi, digunakan pada kantor yang administrasinya belum modern.
2. SIP Modifikasi (SIPMod), SIP dimodifikasi dan tampilannya dalam bentuk Web. Digunakan pada tahap awal penerapan administrasi modern sebelum beralih ke SIDJP.
   

Periode reorganisasi. Reorganisasi dilakukan secara bertahap dan terbagi dalam beberapa wilayah kerja. Pembentukan Large Tax Office/LTO hanya di Jakarta. Setiap kantor wilayah DJP dibentuk satu Medium Tax Office/MTO dan beberapa Small Tax Office/STO, dan adanya Kanwil Khusus dengan beberapa KPP khusus di Jakarta. Klasifikasi ini berdasarkan size Wajib Pajak dan jumlah kontribusi pajak yang disetorkan ke negara. 92% penerimaan nasional dari pajak diadministrasikan oleh LTO, MTO dan Kanwil khusus, sisanya oleh banyak STO yang tersebar di seluruh Indonesia. Implementasi IT/IS sebagai berikut:

• SAPT (Sistem Aplikasi Pajak Terpadu) dan SIMPP diterapkan pada 2 kantor LTO dan KPP BUMN. SAPT pada dasarnya memiliki kesamaan dengan SIDJP. Rencananya mulai tahun 2009 SAPT akan diganti dengan SIDJP. Database SAPT ada di Kanwil LTO.
  
• MTO dan KPP pada Kanwil khusus mengaplikasikan SIDJP dan SIMPP. Pada LTO, MTO dan KPP Khusus sistem tidak melayani PBB, jadi tidak mengaplikasikan SISMIOP/SIG.
  
• STO mengaplikasikan beberapa sistem informasi yaitu SIPMod, SIDJP dan SISMIOP/SIG, dan SIMPP. Pelaksanaannya adalah sebagai berikut, untuk tahap awal modernisasi konfigurasi sistem informasi adalah SIPMod-SISMIOP/SIG-SIMPP. Pada tahap berikutnya SIPMod diganti SIDJP sehingga konfigurasi sistem informasi menjadi SIDJP-SISMIOP/SIG-SIMPP. Ketiga sistem informasi tersebut belum terintegrasi. Masih dalam upaya penyatuan.
• Database SIDJP ada di Kantor Pusat DJP, SAPT ada di Kanwil LTO.
  
• Direncanakan seluruh tipe kantor akan menerapkan SIDJP.
  

Selain sistem informasi, juga dikembangkan aplikasi yang melengkapi penerapan sistem informasi yang ada yaitu:

• e-SPT, formulir SPT dalam bentuk soft copy kecuali untuk induk SPT yang masih harus disampaikan hard copy-nya.
• e-filling, penyampaian SPT secara on-line
  
• e-Reg/e-registration, aplikasi pendaftaran NPWP secara on-line
• MPN/modul penerimaan negara (sebelumnya MP3) untuk memonitor pembayaran pajak berisi informasi rinci tentang pembayaran pajak. Modul ini terintegrasi dengan unit Eselon I lainnya.
  
• aplikasi PK-PM, matching Pajak Keluaran dengan Pajak Masukan antar Wajib Pajak. Aplikasi ini dapat mengurangi beban kerja secara manual yaitu klarifikasi faktur pajak dan dapat digunakan untuk analisis transaksi WP sampai beberapa level (transaction flow)
  
• aplikasi kriteria seleksi untuk pemilihan/penentuan pemeriksaan WP berdasarkan tingkat risiko.
• situs internet DJP, mengkomunikasikan hal-hal yang berkaitan dengan perpajakan kepada pihak eksternal.
• intranet DJP, sarana komunikasi internal DJP dan beberapa applikasi juga melalui portal ini antara lain aplikasi PK-PM, data PEB dari Bea Cukai. Porta dapat menjadi media pembelajaran yang sangat baik bagi karyawan di DJP antara lain pengembangan knowledge base berkaitan dengan perpajakan.
  

Pengembangan SIP, SIPMod, SISMIOP-SIG, SIMPP dilakukan oleh tim IT DJP. Sementara SAPT dan SIDJP dibuat oleh vendor. Semua sistem menggunakan teknologi database Oracle. Untuk SAPT-oracle application, SIDJP-oracle form. SAPT dikembangkan dalam waktu 1 tahun dan SIDJP dikembangkan dalam waktu 6 bulan.

C. Problem dan Analisis

Beberapa masalah yang dapat diidentifikasi dalam penerapan IS antara lain:

1. Sistem informasi belum terintegrasi.
2. Pengembangan IS oleh vendor hanya fokus untuk menggatikan SIP
   
3. Terdapat masalah pada migrasi data dari SIP/SIPMod ke SIDJP
4. Inefisiensi pemrosesan data dan data redundancy
   
5. Transfer of knowledge dan source code SIDJP tidak dilakukan dengan baik oleh vendor.
   

IS Belum Terintegrasi, Pengembangan IS Parsial. Pada awalnya, pengembangan IS yang dilakukan DJP dilakukan oleh masing-masing Direktorat terkait, misalnya SISMIOP-SIG oleh Dit PBB, SIP oleh Pengolahan Data dan Informasi Kantor Pusat. Hal ini terjadi karena memang pada awalnya struktur organisasi berdasarkan jenis pajak.

SAPT. Pengembangan SAPT dimaksudkan untuk mendukung proses bisnis pada LTO. LTO yang menangani WP terbesar di Indonesia dioperasikan tahun 2002. LTO adalah pilot project modernisasi administrasi perpajakan di Indonesia yang juga disupervisi oleh IMF. LTO membutuhkan sistem informasi yang lebih baik dibanding SIP. Keunggulan SAPT adalah pada sistem terdapat work flow dan case management. Benefit dari work flow dan case management antara lain:

1. Bagi WP: memperjelas status case, memperbaiki kualitas dan waktu pelayanan, akses lebih mudah karena melalui agent/AR
   
2. Bagi LTO: meningkatkan pengawasan terhadap produktifitas pekerjaan, memperbaiki pengawasan terhadap manajemen akses data.
3. Bagi Agent/Employees: meningkatkan fleksibilitas dan mempersingkat waktu kerja, kemudahan dalam mengorganisasikan pekerjaan.
   
4. Bagi Pimpinan LTO: mempermudah dalam pengambilan keputusan, mempunyai akses tetap terhadap setiap case, mempermudah pengawasan terhadap penyelesaian setiap case yang diproses. Case bisa berasal dari permohonan WP maupun case yang di-generate oleh petugas terkait.
   
5. Tersedianya data statistik yang dibutuhkan untuk menganalisa: biaya, beban kerja, peak period.
   

SIDJP. Ketika melakukan modernisasi administrasi dan penggabungan fungsi, yang terjadi hanya memindahkan SIP, SMPP, dan/atau SISMIOP-SIG kedalam satu unit kantor yaitu KPP. Pengembangan SIDJP oleh vendor hanya fokus untuk menggantikan SIP. Sedangkan fungsi IS SIMPP: pemeriksaan dan penyidikan, SISMIOP-SIG: pelayanan PBB tidak dimasukkan dalam proyek pengembangan SIDJP. Hal ini barangkali terkait scope pengembangan sistem informasi dari perencana IS yang memang tidak/belum mengintegrasikan fungsi-fungsi IS yang sudah ada. Akibatnya penerapan IS masih belum terintegrasi. Saat ini ada upaya untuk membuat interface antar sistem informasi tersebut dan penggabungan server PBB dan Data Center DJP.

Fase implementasi atas instalasi IS SIDJP adalah parallel strategy. Pada tahap awal modernisasi administrasi, KPP mengimplementasikan SIPMod menggantikan SIP, kemudian menginstal SIDJP. KPP adalah unit kerja yang memberikan pelayanan publik, oleh karena itu sistem informasi harus tetap running. Strategy parallel dipilih karena modernisasi dilakukan secara bertahap dan membutuhkan persiapan infrastruktur yang besar dan cukup komplek. Akibatnya adalah "kelelahan" dari tim pelaksana pengembang sistem dan pengguna sistem itu sendiri.

Selain memiliki keunggulan sebagaimana SAPT yaitu adanya work flow dan case management, SIDJP juga memiliki kelemahan yaitu ketika beban kerja tinggi maka kinerja SIDJP menjadi lamban atau bahkan 'hang'. Padahal SIDJP baru diterapkan dibeberapa KPP, apalagi jika seluruh KPP dan unit vertikal lainnya menerapkan. Salah satu penyebabnya adalah SIDJP tersentralisasi di Kantor Pusat DJP.

Migrasi Data. Terdapat masalah migrasi data atas perubahan sistem lama yaitu SIPMod ke SIDJP. Data pada SIDJP tidak dapat diakses oleh sistem baru. Setelah tanggal "cut-off", sistem informasi SIDJP hanya dapat mengolah data atas data yang telah di-entry pada SIDJP. SIDJP tidak dapat melakukan data mining pada database sistem lama. Kesimpulan tentative, terdapat kegagalan migrasi data.

Untuk kepentingan intensifikasi WP, data (spt dan detail laporan keuangan, dan data lainnya) pada SIPMod sebenarnya lebih powerful dibanding data pada SIDJP. Dalam hal ini memang terdapat perbedaan rancangan data dua IS tersebut.

Inefisiensi pemrosesan data. Selain itu, masih terdapat inefisiensi dalam pemrosesan data. Masih terdapat redundancy pengolahan data: WP: isi data spt,->Petugas->melakukan input tetapi terbatas,->Intensifikasi dan Pemeriksaan: data diinput ulang dalam proses analisis karena tidak dapat dilakukan oleh SIDJP. Pekerjaan yang sama ini dilakukan oleh semua KPP. Dalam hal ini sebenarnya telah ada rencana pembangunan Data Processing Center di beberapa lokasi di Indonesia. DPC akan melakukan data processing bagi KPP-KPP yang ada dalam wilayah tugasnya. Data yang dihasilkan nantinya berupa image dan data yang telah diolah. Proses pelaksanaan processing data dilakukan oleh tenaga alih daya (outsource) dibawah pengawasan struktur. Diharapkan nantinya pemrosesan data akan lebih efisien dan KPP fokus pada pelayanan, pengawasan formal dan materiil pelaksanaan kewajiban perpajakan WP (tax compliance). Peran DPC akan sangat membantu efisiensi proses bisnis karena sebagian besar pelaporan WP masih dalam bentuk hard copy.

Salah satu benefit modernisasi administrasi adalah paperless. e-SPT memungkinkan untuk hal ini karena SPT disampaikan dalam bentuk soft copy. Problem lebih banyak disisi WP, bisa jadi menjadi tambahan pekerjaan, karena masing-masing WP memiliki sistem informasi akuntansi dan pajak yang berbeda. Sehingga WP harus melakukan penyesuaian terhadap kewajiban e-SPT. Dari sisi KPP sangat membantu dalam pemrosesan data.

Transfer of knowledge. Untuk mengoperasikan SIDJP tidak terdapat masalah. Namun untuk melakukan pengembangan SIDJP lebih lanjut sulit.


Saran

1. Dalam pengembangan IS perlu diprioritaskan masalah integrasi IS. Hal ini perlu dilakukan untuk mendukung efisiensi dan efektifitas aktivitas proses bisnis DJP.
2. Perlu membuat kesepakatan eksplisit dengan vendor untuk melakukan transfer knowledge dan hal lainnya terkait pengembangan IS.
3. Perlunya change management selaras dengan perencanaan proyek (IS). Pelatihan yang lebih komprehensive tentang bagaimana menggunakan sistem baru dan bagaimana melakukan proses bisnis yang baru.
   

Referensi

E. Wainright Martin Et Al., Managing Information Technology, 5th edition, Prentice Hall,
2005, New Jersey.

http://www.klikpajak.com/artikel/artikel.php?article id=5646, diunduh 12-08-2008, Djazoeli Sadhani - Mantan Sekditjen Pajak: "Menuju Good Governance Melalui Modernisasi Pajak", Bisnis Indonesia, Senin 23 Mei 2005.

Bahan Sosialisasi Modernisasi KP DJP, Tim Modernisasi DJP, Nov 2006, Jakarta